一、选车与平台
优先选正规租车公司 / 连锁品牌，拒绝私人无资质车辆，避免纠纷无保障。
车型匹配需求：接待客户选轿车 / MPV，多人出行选 7 座商务车，注重车况整洁、内饰无异味。
确认车辆年限，尽量选3 年以内的车，故障率更低、形象更好。
二、合同与费用
必须签书面合同，看清租期、取还车时间、超时计费标准。
明确所有费用：租金、基础保险、服务费、异地还车费、高速费、停车费谁承担。
问清押金：车辆押金 + 违章押金，确认退还时间、退还条件，避免无故拖延。
提前确认发票类型（专票 / 普票）、开票项目、抬头信息，避免事后无法报销。
三、保险与责任
必保：交强险、车损险、第三者责任险，建议加购不计免赔。
明确免赔额：小剐小蹭是否需要个人承担，超多少金额才启动保险。
问清免责范围：酒驾、无证、肇事逃逸等一律不赔，避免违规担全责。
四、验车
取车时全车拍照 / 录像：外观划痕、凹陷、玻璃破损、轮毂刮痕、内饰污渍。
检查油液、轮胎、刹车、灯光、空调、天窗、中控功能是否正常。
记录里程数、油量，还车要求同油位归还，避免高额加油服务费。
随车物品：行驶证、保单、三角架、备胎、充电线等清点齐全。
五、使用与驾驶
仅限合同约定驾驶员驾驶，换人需提前告知并备案。
禁止用于营运、越野、竞赛等非商务用途，否则保险公司拒赔。
遵守交规，违章一般由承租人自行处理，逾期代办费较高。
车辆故障立即联系租车公司，不要私自维修，避免后续扯皮。
六、还车环节
按约定时间还车，超时通常按小时 / 半天计费，提前沟通延期。
保持车辆清洁，避免大量垃圾、异味，部分公司会收清洁费。
还车时共同验车，确认无新增损伤，当场签字确认，保留单据。
记录退还押金的时间，到期未退及时联系客服。
七、商务接待额外注意
提前要求车辆精洗、内饰消毒，部分可提供瓶装水、纸巾等增值服务。
如需配司机，确认司机着装、服务规范、熟悉路线，不抽烟、不闲聊。
长途接待提前规划路线，确认车辆续航 / 油量，避免中途耽误行程。