一、需求确认与规划
1、明确核心参数
统计用车人数与行李体积，确定车辆类型：
15人以内：选择7座商务车或小型巴士；
15-30人：优选18-22座中巴；
确认会议行程细节，包括往返路线、停靠点及是否需要车载设备。
2、预算与时间规划
常规会议建议提前3-5天预订，旺季需延长至1周以上
费用参考：
商务车日租500-1500元，中巴车日租800-2000元，大巴车日租700-1400元
二、租赁渠道选择与操作
线上平台：通过携程/飞猪等平台筛选本地合规租赁公司，对比车型、价格及用户评价后在线签约，标准化需求、快速比价。
电话/APP：拨打租赁公司客服热线（如首汽租车）或使用企业版租车APP，人工沟通定制方案，特殊配置需求（如双语司机）。
实体门店：实地考察车辆状况并签署纸质合同，适合需验证车况的长期租赁项目，高规格接待、车队批量租赁。
三、合同签订与风险防控
1、核心条款核查
确认租金包含项目：基础车费、司机服务费、保险费用及是否含油费/高速费，明确超时/超里程计费标准。
2、安全保障措施
要求租赁方提供《道路运输证》及车辆年检报告；
优先选择含全车乘客险的方案（保额建议≥50万/人）。
四、用车执行与验收
1，车辆验收要点
,检查座椅整洁度、空调制冷效果及应急设备（灭火器、安全锤）完备性；
核验司机驾驶证、服务年限及接待礼仪培训记录。
2、突发应对预案
要求租赁公司提供备用车辆联络方式，应对突发故障；
留存司机与调度中心24小时联络渠道。
五、成本优化建议
长期合作折扣：签订季度/年度用车协议可降低10%-20%费用；
错峰用车：非工作日租赁价格普遍下降15%-30%；
拼车共享：多部门联合租车可摊薄人均成本。